Personaleinsatzplanung beginnt bei den Stammdaten
Ein belastbarer Personaleinsatzplan benötigt aktuelle Grundlagen. PEP WEB verwaltet Personalnummern, Eintritt und Austritt, Standortzuordnung, Fachkraftstatus und Vertragsdaten. Die Vertragshistorie zeigt aktuelle, beendete und geplante Zeiträume mit ihren jeweiligen Wochenstunden.
Gültige Verträge liefern die Grundlage für Sollstunden und Soll-Ist-Vergleiche. Standortwechsel und historische Zuordnungen bleiben für die Betrachtung früherer Pläne relevant. So lassen sich aktuelle Personalentscheidungen treffen, ohne vergangene Dienstplandokumente umzuschreiben.
Verfügbarkeiten und Abwesenheiten zusammenführen
Urlaub, Krankheit, Mehrarbeitszeit, Schule und Fortbildung beeinflussen die Verfügbarkeit des Teams. Der Abwesenheitsbereich zeigt diese Informationen im Jahresverlauf; die Einträge werden auch im Dienstplan sichtbar. Mitarbeiter können eigene Urlaubsanträge einreichen, die Leitung oder Dienstplanung genehmigt oder ablehnt.
Jahresurlaub, Altersentlastungs- und Jubiläumstage besitzen eigene Konten. Bei Krankheit mit hinterlegter AU werden überlappende Urlaubs-, ET- und JT-Werktage wieder freigegeben. Ohne entsprechenden AU-Status erfolgt keine solche Gutschrift. Monatswerte und Eigenansicht verwenden dieselbe Kontoberechnung.
Arbeitszeitkonten und Monatssalden berücksichtigen
Arbeitszeitkonten ergänzen den Dienstplan um Tageswerte und Salden. Arbeitszeitkonto-PDFs werden zunächst in einer Vorschau geprüft: Zuordnung, Personalnummer, ersetzte Tageswerte und Startsalden sind vor der Übernahme sichtbar. Erst die Bestätigung schreibt die Daten.
Monatliche Startsalden können in Stunden und Minuten korrigiert werden. In der Dienstplanung werden importierte Stunden berücksichtigt; sie haben Vorrang vor berechneten Stunden. Die Detailansicht macht Tageswerte und ihre Quellen nachvollziehbar.
Personalbedarf mit VZÄ je Standort vergleichen
Der Stellenplan betrachtet die personelle Kapazität über einzelne Dienste hinaus. Gesamt-VZÄ werden auf Standorte verteilt und den besetzten beziehungsweise bereinigten Anteilen gegenübergestellt. Eine Soll-Ist-Tabelle zeigt freie oder überbesetzte VZÄ, Besetzungsgrad und Mitarbeiterzahl.
Vertragsstunden einer Person können im Stellenplan auf mehrere gleichberechtigte Standorte aufgeteilt werden. Regelmäßige Stundenabzüge werden im bereinigten Ist berücksichtigt. Änderungen mit künftigem Wirksamkeitsdatum lassen sich terminieren; historische Snapshots halten frühere Planstände fest.
Zuständigkeiten und vertraulichen Support trennen
System-Admin, Unternehmens-Admin, Leitung beziehungsweise Dienstplanung, Mitarbeitervertretung und Mitarbeiter haben unterschiedliche Aufgaben. Rollen, Standortrechte und Menüsperren bestimmen die verfügbaren Daten und Aktionen. Die verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung schützt die Benutzerkonten zusätzlich.
Über das Ticketsystem können alle Rollen Fehler und Verbesserungswünsche melden. Nur System-Admins sehen die Ticketinhalte und Screenshots. Persönliche Antworten erreichen den Einreicher im Ticketsupport-Chat. Die Unternehmensverwaltung bleibt davon getrennt.
Wie diese Informationen im konkreten Monatsplan zusammenlaufen, zeigt die Seite Dienstplanungssoftware und Planungsablauf.
Fragen zur Personaleinsatzplanung
Was unterscheidet Dienstplanung und Personaleinsatzplanung?
Die Dienstplanung ordnet konkrete Dienste einem Zeitraum zu. Die Personaleinsatzplanung berücksichtigt darüber hinaus Vertragsstunden, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Standorte und den personellen Bedarf. PEP WEB verbindet diese Perspektiven.
Können mehrere Standorte abgebildet werden?
Ja. Standorte besitzen eigene Planungsregeln und Filter. Berechtigungen begrenzen den Zugriff, während der Stellenplan Kapazitäten standortübergreifend gegenüberstellt.
Ersetzt die Software die fachliche Personalentscheidung?
Die Anwendung liefert Berechnungen, Übersichten und Hinweise. Die zuständige Organisation prüft die Ergebnisse und bleibt für Personalentscheidungen sowie die Einhaltung ihrer Vorgaben verantwortlich.