Dienstplanung und
Personaleinsatzplanung.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung

• Die Personalübersicht lässt sich nach Suchbegriff, Standort und aktivem Archivstatus filtern.
• Neue Mitarbeiter werden über "MA anlegen" erfasst; der Name ist erforderlich, eine leere Personalnummer wird automatisch vergeben und der Standort ist optional.
• Eintritt, Austritt, Adresse, Telefon, E-Mail, Fachkraftstatus und Notizen können gepflegt werden.
• Der Fachkraftstatus steuert Auswertungen und Mindestbesetzungsprüfungen in der Dienstplanung.
• Archivieren setzt ein Austrittsdatum und bleibt reversibel. Erst nach dem Austrittsdatum können Admins über "Datenschutz löschen" die Person aus der aktuellen Nutzung entfernen.
• Die Datenschutz-Löschung entfernt Kontakt-, Adress-, Gesprächsnotiz- und weitere nicht mehr benötigte Stammdaten sowie verknüpfte Benutzerkonten. Die Person erscheint danach weder im Personalarchiv noch in aktuellen Auswahl-, Abwesenheits-, Stellenplan- oder Auswertungslisten. Für historische Dienstplandokumente benötigte Angaben, einschließlich damaliger Geburtstagshinweise und Abwesenheitsnotizen, bleiben zweckgebunden im historischen Datensatz erhalten.
• Vergangene Dienstpläne werden nicht umgeschrieben: Vor- und Nachname, damalige Personalnummer, Standortbezug und eingetragene Dienste bleiben als historischer Nachweis unverändert erhalten.
• Die Aufbewahrungsgrundlage und Löschfrist für historische Dienstpläne muss der Verantwortliche organisatorisch festlegen. Bereits erzeugte Backups werden durch die Löschaktion nicht nachträglich verändert und benötigen eine eigene Aufbewahrungs- und Löschregel.
• Mitarbeiter ohne Standort sind nur für Admins verwaltbar und erscheinen in keiner aktuellen Standortplanung. Frühere Zuordnungen bleiben für vergangene Dienstpläne erhalten.
• Standortwechsel sind gesondert bestätigt, damit Planungs- und Berechtigungsfolgen bewusst bleiben.
• Gesprächsnotizen werden pro Mitarbeiter gespeichert und sind nur für berechtigte Rollen sichtbar.
• Vertragsstunden und Gültigkeitszeiträume sind Grundlage für Sollstunden und Soll/Ist-Vergleiche.
• Unten im Bearbeitungsfenster zeigt die Vertragshistorie alle gespeicherten Verträge als Zeilen: Gültig ab, Gültig bis, Wochenstunden, Status, Erfasst am und Zuletzt geändert. Zukünftige Verträge sind als geplant gekennzeichnet. Die Übersicht enthält die tatsächlich gespeicherten Vertragszeiträume; frühere, nicht gespeicherte Angaben werden nicht nachträglich rekonstruiert.
• Die 14-Tage-Schichtfolge-Werkbank wird bei der jeweiligen Person gespeichert und ist im Backupumfang enthalten.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, MAV, Mitarbeiter mit Eigenansicht

• Monat, Jahr und Standort werden oben gewählt; die App merkt die letzte Planungsansicht.
• Pro Mitarbeiter gibt es Plan-, Ist- und Anrechnungszeilen für den Monatsverlauf.
• Die aktuelle Tages-Spalte ist deutlich markiert, damit der heutige Tag schneller gefunden wird.
• Wichtige Termine aus dem Kalender werden im Tageskopf mit einem roten Punkt angezeigt.
• Schichtcodes werden aus dem Bereich "Schichten" gezogen und farblich dargestellt.
• Abwesenheiten erscheinen im Raster und beeinflussen die Darstellung der betroffenen Tage.
• Krankheit mit "Aus der Lohnfortzahlung" blockiert ab dem eingetragenen Datum die weitere Planung und erzeugt keine Zeitgutschrift.
• MAZ wird wie Urlaub in der ersten Zeile angezeigt. Wenn zusätzlich Krankheit auf denselben Tag fällt, werden 0 Stunden angerechnet.
• Krankheit über MAZ erscheint in der IST-Zeile, damit sichtbar bleibt, warum keine Stunden angerechnet werden.
• Soll/Ist und Differenzen werden auf Basis des am Datum gültigen Vertrags berechnet.
• Je Standort wird per Checkbox festgelegt, welche Besetzungs-Totals einschließlich Rufbereitschaft in der Dienstplanung und zusätzlich im Druck erscheinen und ob Minderbesetzungen rot markiert werden.
• Die benötigte Anzahl an Rufbereitschaften wird je Standort festgelegt und als Sollwert für Anzeige und Minderbesetzungswarnung verwendet.
• Die Mitteldienst-Anrechnung ist für Frühdienst- und Spätdienst-Total mit eigenen Dezimalwerten frei konfigurierbar.
• Die Fachkraftdeckung kann für den ganzen Tag und/oder gezielt für Frühdienst, Spätdienst und Nachtdienst ausgewiesen werden.
• Änderungen werden automatisch gespeichert; der Status zeigt an, ob Eingaben offen, gespeichert oder fehlerhaft sind.
• Vorplanung und Genehmigung markieren den Stand eines Monatsplans.
• Wurde der Plan inzwischen verändert, stoppt das Speichern mit einem Konflikthinweis. Offene Eingaben bleiben erhalten; vor dem Neuladen bei Bedarf separat notieren.
• Die letzte eigene Änderung kann über "Letzte Änderung rückgängig" zurückgenommen werden. Später bearbeitete Zellen und gesperrte Planzeilen werden dabei geschützt. Die Rücknahmehistorie wird 90 Tage aufbewahrt.
• Der Pfeile-und-Auge-Symbolbutton öffnet die gemeinsame Verwaltung zum Sortieren, Ausblenden und Wiedereinblenden von Mitarbeitern.
• Reihenfolge und Sichtbarkeit können auch im genehmigten Plan geändert werden. Die erste Dienstzeile bleibt gesperrt; nur IST-Abweichungen in der zweiten Zeile bleiben bearbeitbar.
• Im Druck sind Mitarbeiterblöcke gerahmt, die Stundenzeile ist kompakt und die Konto-Spalte wird ausgeblendet.
• Über "Druckauswahl" lassen sich alle angezeigten Mitarbeiter oder ein einzelner Mitarbeiter drucken. Beim Einzeldruck werden die Besetzungssummen des gesamten Standorts ausgeblendet.
• Druckansichten sind für Planweitergabe und Aushang vorgesehen.
• Mitarbeiter sehen in der Eigenansicht ihren eigenen Dienstplan ohne fremde Personaldaten.
• Gespeicherte Schichtfolge-Werkbänke werden über "Schema ausrollen" entweder für einen ausgewählten Mitarbeiter oder für alle sichtbaren Mitarbeiter in den aktuellen Monatsplan übernommen.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, MAV

• Der Server-Regelcheck prüft Ruhezeit, Überschneidungen, Besetzung und Fachkräfte einschließlich der Monatsgrenzen. Überschneidungen verhindern die Genehmigung; bei eingeschalteter Regelcheck-Anzeige müssen weitere Hinweise vorher geprüft und bestätigt werden.
• Für Pflege- und Betreuungseinrichtungen berücksichtigt der Server-Regelcheck bei einem Prüfwert von 11 Stunden § 5 Abs. 2 ArbZG: Ruhezeiten von mindestens 10 Stunden werden akzeptiert, wenn jeder Verkürzung eine andere ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 12 Stunden im selben Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen zugeordnet werden kann. Der Ausgleich muss nicht direkt nach dem nächsten Dienst erfolgen. Geplante freie Tage und Folgemonate werden einbezogen; eine Ausgleichsruhe wird nicht mehrfach verwendet. Noch leere Planungstage ersetzen keinen Ausgleichsnachweis. Zugeordnete Ausgleichszeiten sind im Regelcheck aufklappbar; fehlende Ausgleiche bleiben als Hinweis sichtbar. Unter 10 Stunden sowie nach Diensten über 12 Stunden bleibt die Warnung bestehen.
• Bei Nachtbereitschaften unterscheidet sich die Dauer des Dienstes von der gewichteten Zeitgutschrift. Beispiel: 19:30 bis 09:30 Uhr sind 14 Stunden Dienstzeit, auch wenn nur 10:24 Stunden angerechnet werden. Nach einem Dienst über zwölf Stunden sind unmittelbar mindestens elf Stunden Ruhezeit erforderlich (§ 7 Abs. 9 ArbZG). Spätere freie Tage ersetzen diese Ruhezeit nicht; die Warnung nennt deshalb Dienstbeginn, Dienstende und Dienstlänge.
• Die Angaben 10:00, 11:00 und 12:00 bezeichnen Zeitspannen in Stunden und Minuten, keine Uhrzeiten. Zugeordnete Ausgleichszeiten stehen im aufklappbaren Abschnitt "Ausgeglichene Ruhezeitverkürzungen".

Für: Admin; Freischaltung für Leitung und MAV

• Die Regelcheck-Anzeige ist für alle Benutzer standardmäßig ausgeschaltet. Admins können sie unter Basisdaten im Abschnitt "Regelcheck" je Benutzer einschalten. Nur bei eingeschaltetem Regelcheck müssen dessen Hinweise vor der Genehmigung zusätzlich bestätigt werden. Die Genehmigungssperre bei sich überschneidenden Diensten bleibt auch ohne Anzeige bestehen.
• In Basisdaten unter "Regelcheck" beim gewünschten Benutzer "Regelcheck anzeigen" setzen und die betreffende Zeile mit "Sichern" speichern. Zum Ausschalten den Haken entfernen und erneut sichern.
• Die Freigabe gilt nur für das ausgewählte Benutzerkonto. Admins, Leitungen und MAV können einzeln freigeschaltet werden; Mitarbeiterkonten erhalten keinen standortweiten Regelcheck.
• Wenn der Regelcheck nicht angezeigt wird, die Freigabe des tatsächlich angemeldeten Benutzers und die Auswahl eines Standorts prüfen. Leitungen und MAV lassen die Einstellung von einem Admin ändern.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung

• Personal öffnen, den Mitarbeiter auswählen und "Bearbeiten" öffnen. Unten steht die Vertragshistorie als Tabelle mit Gültig ab, Gültig bis, Wochenstunden, Status, Erfasst am und Zuletzt geändert.
• Die Liste zeigt aktuelle, beendete und geplante Verträge. Historische Daten stammen aus den gespeicherten Vertragszeiträumen; nie gespeicherte frühere Werte können nicht rekonstruiert werden.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, MAV

• In der Dienstplanung neben "Drucken" unter "Druckauswahl" den gewünschten Mitarbeiter auswählen. "Alle angezeigten Mitarbeiter" druckt die aktuelle Auswahl vollständig.
• Beim Einzeldruck entfallen die Besetzungssummen des gesamten Standorts. Die Bildschirmansicht bleibt unverändert; nur die Druckausgabe wird auf die ausgewählte Person begrenzt.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung

• Die Jahresübersicht zeigt pro Mitarbeiter die verfügbaren Monatswerte.
• Arbeitszeitkonto-PDFs können importiert werden, wenn sie die benötigten Tageswerte enthalten.
• Nach Auswahl der PDF erscheint zuerst die Importvorschau mit Zuordnung, Personalnummer, Zeitfenstern, ersetzten Tageswerten und Startsalden. Erst "Änderungen übernehmen" schreibt die Daten; "Verwerfen" beendet die Vorschau ohne Änderungen.
• Die Vorschau gilt 15 Minuten. Veränderte Arbeitszeitdaten erfordern eine neue Vorschau. Standortrechte gelten für den ganzen ersetzten Monat sowie gegebenenfalls den Startsaldo des Folgemonats.
• Importierte Stunden werden in der Dienstplanung in der Zeile "Angerechnete Stunden" sichtbar.
• Der Kontostand zum Monatsersten kann für jeden Mitarbeiter und Monat manuell im Format H:MM korrigiert werden; negative Werte beginnen mit einem Minus.
• Die Dienstplanung des gewählten Monats verwendet diesen Startsaldo für die Kontoanzeige.
• Die Detailansicht zeigt Tageswerte, importierte Zeiten und Quellen.
• Warnhinweise helfen, wenn Daten fehlen oder nicht eindeutig gelesen werden konnten.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, MAV lesend je Berechtigung

• Die Werkbank wird in der Dienstplanung über "Schichtfolge" eingeblendet.
• Ein Mitarbeiter wird ausgewählt, danach können für 14 Tage Codes gesetzt werden.
• Soll, Ist und Differenz erscheinen direkt auf Basis des aktuell gültigen Vertrags dieses Mitarbeiters.
• Die Werkbank berücksichtigt keine Feiertage: jedes 14-Tage-Muster besteht aus 10 Werktagen mit Sollarbeitszeit und 4 Wochenendtagen ohne Sollarbeitszeit.
• Zusätzlich prüft die Werkbank die eingetragenen 14-Tage-Codes direkt gegen die Mo-Fr-Feiertage im NI-Kalender des gewählten Jahres: gezählt werden nur Feiertage, auf denen im aktuellen Muster wirklich ein Dienstcode steht.
• Die Feiertagsinfo zeigt die betroffenen Feiertagsdienste mit Dienstcode, die daraus entstehenden Feiertagsstunden im Jahr, den roten Feiertagsverlust pro Woche und den verbleibenden planbaren Wochenschnitt.
• In der Werkbank gibt es nur "Speichern" und "Abbrechen"; danach ist wieder die normale Dienstplanübersicht sichtbar.
• Über "Schema ausrollen" wird zuerst gewählt, ob ein einzelner Mitarbeiter oder alle sichtbaren Mitarbeiter ausgerollt werden.
• Bei "Einzelnen Mitarbeiter ausrollen" wird danach der konkrete Mitarbeiter aus einer Liste ausgewählt; dessen gespeicherte Werkbank wird in den aktuellen Monatsplan geschrieben.
• "Alle Mitarbeiter ausrollen" schreibt die jeweils gespeicherte Werkbank für alle sichtbaren Mitarbeiter in den aktuellen Standortplan; ausgeblendete Mitarbeiter bleiben unberührt.
• Mitarbeiter ohne gespeicherte Werkbank werden beim Ausrollen übersprungen.
• Wochenenden sind optisch markiert; unbekannte Codes werden gekennzeichnet.
• Die gespeicherte Werkbank gehört zum Mitarbeiterdatensatz und wird in Web-Backups gesichert.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, Mitarbeiter mit Eigenansicht

• Die Jahresübersicht zeigt Abwesenheiten und Kalenderbezug je Mitarbeiter oder Standortkontext.
• Berechtigte Rollen legen Abwesenheiten direkt an, bearbeiten oder löschen sie.
• Mitarbeiter können Urlaub als Antrag einreichen; Leitung/Dienstplanung genehmigt oder lehnt ab.
• Krankheit und AU-Status werden gesondert geführt und gelten als besonders schützenswert.
• Bei Krankheit kann "Aus der Lohnfortzahlung" mit einem Startdatum markiert werden.
• Bei einer unmittelbar anschließenden oder überlappenden Folge-AU außerhalb der Lohnfortzahlung übernimmt das Programm automatisch das erste Datum des bereits laufenden Zeitraums. Das Datum wird nicht auf den Beginn jeder neuen AU zurückgesetzt. Erst eine zeitliche Unterbrechung beginnt einen neuen Zeitraum.
• Ab diesem Datum bleibt die Abwesenheit sichtbar, wird aber in den Auswertungen vollständig ausgeklammert.
• ET steht für Altersentlastungstage und wird neben dem Jahresurlaub mit eigenem Budget geführt.
• JT steht für Jubiläumstage und wird neben Urlaub und ET mit eigenem Budget geführt.
• Nicht genommene ET- und JT-Tage verfallen am Jahresende und werden nicht ins Folgejahr übertragen.
• MAZ steht für Mehrarbeitszeit und blockiert den Dienstplan wie Urlaub oder Frei.
• Wenn Krankheit auf Urlaub, ET, JT oder MAZ liegt, zeigt die Jahresübersicht den Tag halb/halb an.
• Krankheit mit hinterlegter AU gibt überlappende Urlaubs-, ET- und JT-Werktage automatisch wieder frei. Ohne AU bleiben diese Tage angerechnet. Monats- und Jahressummen sowie die Eigenansicht verwenden dieselbe Kontoberechnung.
• Bei MAZ plus Krankheit bleibt MAZ sichtbar, Krankheit erklärt aber die 0 Stunden im Dienstplan.
• Schultage können einzeln, im Block oder für ein Schuljahr erzeugt und wieder entfernt werden.
• Farben für Abwesenheitsarten lassen sich verwalten, damit Dienstplan und Jahresansicht lesbar bleiben.
• Druckansichten helfen bei Papierübersichten und Abstimmung.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung; Mitarbeiter in der Eigenansicht

• Krankheit mit hinterlegter AU gibt überlappende Urlaubs-, ET- und JT-Werktage automatisch wieder frei. Krankheit ohne AU oder ohne hinterlegten AU-Status führt zu keiner Gutschrift.
• Wochenenden und Feiertage werden nicht als Urlaubstage abgezogen. Beantragter oder abgelehnter Urlaub verändert das Urlaubskonto nicht.
• Monatswerte, Jahressummen und Restkonten verwenden auch in der Mitarbeiteransicht dieselbe Berechnung. Bei unpassendem Resturlaub den AU-Status sowie Von- und Bis-Datum prüfen.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung

• Die Monatsansicht zeigt Termine als Chips und Markierungen im Kalenderraster.
• Termine können Start, Ende, Notiz und jährliche Wiederholung besitzen.
• Wichtige Termine und Geburtstage werden getrennt markiert.
• Planungsrelevante Termine können auf bestimmte Standorte begrenzt werden.
• Wichtige DP-Termine erscheinen auch in der Dienstplanung, wenn sie für den Standort relevant sind.
• Der Standortfilter begrenzt die Sicht auf relevante Ereignisse.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung

• Schichtcodes werden in der Dienstplanung als Kürzel verwendet.
• Pro Schicht lassen sich Beginn, Ende, Gültigkeitsbeginn und die Anrechnung der Arbeitszeit pflegen. Bei Nachtbereitschaft werden Beginn und Ende der Bereitschaft gesondert erfasst. Ein eigenes Feld für Ruhepausen gibt es hier nicht.
• Dienstart, Bereitschaftszeiten und die normale oder besondere Rufbereitschaft steuern Planungsanzeigen und die berechnete Zeitgutschrift.
• Schichten können standortbezogen gefiltert und bei Bedarf archiviert werden.
• Farben werden in der Planung oder Abwesenheitsverwaltung genutzt, damit Codes schneller erfassbar sind.
• Archivierte Codes bleiben historisch nachvollziehbar, werden aber für neue Planung nicht mehr normal angeboten.

Für: Admin, Leitung/Dienstplanung, Mitarbeiter mit zugewiesener Belehrung

• Belehrungen können als Nachweis oder Online-Aufgabe für Mitarbeiter geführt werden.
• Mitarbeiter sehen offene Online-Belehrungen im Hauptmenü und können sie bestätigen.
• Nachweise enthalten Datum, Person, Thema und Status.
• Druckunterlagen helfen, wenn eine Belehrung auf Papier dokumentiert werden muss.
• Berechtigte Rollen sehen, welche Belehrungen offen, erledigt oder zu erneuern sind.
• Die App dokumentiert wichtige Aktionen im Protokoll.

Für: Admin

• Standorte besitzen Code, Name, Sortierung und planungsbezogene Eigenschaften.
• Mindestbesetzung wird je Standort und Schichtart gepflegt.
• Die Totals für Früh-, Spät- und Nachtdienst, Fachkraftdeckung und Rufbereitschaft werden je Standort über Checkboxen für Dienstplanung und Druck gesteuert.
• Für die Rufbereitschaft wird zusätzlich die je Tag benötigte Anzahl hinterlegt.
• Die Mitteldienst-Anrechnung wird getrennt für Früh- und Spät-Total festgelegt; Fachkräfte können für den ganzen Tag und/oder einzelne Dienste verlangt werden.
• Bezeichnung des Nachtdienstes und rote Minderbesetzungswarnung werden ebenfalls je Standort gesteuert.
• Standorte können archiviert und wieder aktiviert werden.
• Archivierte Standorte bleiben für historische Daten erhalten, tauchen aber nicht als normale neue Auswahl auf.
• Änderungen wirken auf Personalfilter, Planung, Kalender und Auswertungen.
• Im Abschnitt "Regelcheck" kann die standardmäßig ausgeschaltete Anzeige für einzelne Admin-, Leitungs- und MAV-Konten aktiviert werden. "Regelcheck anzeigen" beim gewünschten Benutzer setzen und die Zeile mit "Sichern" speichern. Andere Benutzer bleiben unverändert.

Für: Admin

• Der Stellenplan wird ganz oben auf der Seite direkt erstellt oder bearbeitet. Er enthält ausschließlich das insgesamt verfügbare VZÄ und ein Wirksamkeitsdatum.
• Das Gesamt-VZÄ wird mit frei belegbaren Anteilen auf beliebig viele Standorte verteilt. Der Soll-Plan wird nicht nach Fachkräften, HiB oder anderen Stellenarten getrennt.
• Besetzte VZÄ, bereinigte VZÄ, offene oder überbesetzte VZÄ und der Besetzungsgrad werden als Gesamtwerte angezeigt.
• Eine eigene Soll-Ist-Tabelle stellt für jeden Standort und zusätzlich für alle Standorte Soll-VZÄ, Ist-VZÄ, bereinigtes Ist, freie oder überbesetzte VZÄ, Besetzungsgrad und Mitarbeiterzahl direkt gegenüber. Diese Tabelle zeigt immer alle Standorte, auch wenn die übrige Auswertung nach einem Standort gefiltert ist.
• Aktive Mitarbeiter ohne Standort werden in einer separaten Zeile ausgewiesen und sind in der Gesamtzeile enthalten, aber keinem Standort-Soll zugerechnet.
• Ein Balkendiagramm zeigt Anzahl, VZÄ und Prozentanteil der Basisgruppen Fachkräfte und Helfer. Weitere Stellenarten werden zu 100 Prozent ihrer hinterlegten Basisgruppe zugerechnet; Standortleitung mit Basisgruppe Fachkraft zählt daher vollständig als Fachkraft.
• Die kompakte Haupttabelle ist nach Standort und farbiger Stellenart gegliedert. Sie zeigt je Anteil Personalnummer, Mitarbeiter, Standort, Stellenanteil, Ist-Stunden, Abzug, anrechenbare Stunden und Ist-VZÄ.
• Ein Mitarbeiter kann seine Vertragsstunden im Stellenplan frei auf mehrere gleichberechtigte Standorte verteilen. Die Stundenanteile werden je Standort separat in Ist-VZÄ umgerechnet, in der Gesamtzeile aber nur einmal gezählt.
• Es gibt in der Stellenplan-Aufteilung keinen Hauptstandort. Nicht verteilte Vertragsstunden erscheinen ausdrücklich unter "Kein Standort". Bei noch nie bearbeiteten Mitarbeitern wird die vorhandene Personal-Zuordnung lediglich als Ausgangswert übernommen.
• Standortfilter aktualisieren Soll, Ist, Besetzungsgrad, Balkendiagramm und Prozentwerte unmittelbar für den gewählten Standort.
• Weitere Stellenarten dienen ausschließlich der Mitarbeiterzuordnung und der Ist-Statistik; sie erhalten kein eigenes Soll-VZÄ.
• Für jede Stellenart kann eine frei gewählte Farbe hinterlegt werden. Diese Farbe kennzeichnet die Stellenart in Balkendiagramm, Mitarbeiterübersicht und Druck.
• Die Eingabemaske für eine Stellenart bleibt zunächst geschlossen und öffnet sich nur über "Stellenart hinzufügen" oder "Bearbeiten".
• Neue Mitarbeiter werden anhand ihres Personal-Standorts und Fachkraftmerkmals automatisch einer Stellenart zugeordnet. Eine gewählte Stellenart gilt für den gesamten Stellenanteil des Mitarbeiters und zählt vollständig zu ihrer Basisgruppe.
• Aktive Mitarbeiter und ihre zum Stichtag gültigen Vertragsstunden werden automatisch entsprechend der gespeicherten Standortanteile eingerechnet.
• Liegt der Stichtag in einem Krankheitszeitraum ab "Aus der Lohnfortzahlung", bleibt der Mitarbeiter im Stellenplan sichtbar, wird jedoch bis zum Ende der Abwesenheit mit 0 Wochenstunden und 0 VZÄ geführt. Die Mitarbeiterzeile zeigt "Seit dem TT.MM.JJJJ aus der Lohnfortzahlung". Ab dem Tag nach dem erfassten Abwesenheitsende werden automatisch wieder die gültigen Vertragsstunden berücksichtigt.
• Bei aktuell noch beschäftigten Mitarbeitern mit einem zukünftigen Austrittsdatum zeigt die Mitarbeiterzeile "Austritt zum TT.MM.JJJJ". Bis dahin werden ihre Stunden normal berücksichtigt.
• Ab dem Austritts- beziehungsweise Archivdatum erscheinen Mitarbeiter nicht mehr im aktuellen Stellenplan. In bereits gespeicherten historischen Snapshots bleiben die damaligen Besetzungen unverändert erhalten.
• Optionale regelmäßige Stundenabzüge, etwa für eine HEP-Ausbildung, werden zusätzlich im bereinigten Ist-Wert berücksichtigt.
• Änderungen mit einem zukünftigen Datum "Wirksam ab" werden vorgemerkt und verändern den aktuellen Stellenplan noch nicht. Das gilt für Gesamt-VZÄ, Standortziele, Stellenarten und Mitarbeiteraufteilungen.
• Terminierte Änderungen werden am Wirksamkeitstag vor dem nächsten Seitenaufruf automatisch angewendet. Optional kann der Hoster mit "php /pfad/zum/webroot/maintenance.php scheduled" die Ausführung auch ohne Seitenaufruf anstoßen.
• Unter "Terminierte Änderungen" stehen Datum, vorgemerkte Werte und Status. Vor der Ausführung kann eine Terminierung storniert und mit geänderten Werten neu erfasst werden. Bei gleichem Datum gilt die Erfassungsreihenfolge.
• Bei der Ausführung werden Standorte, Stellenarten und Vertragsstunden erneut geprüft. Ausgetretene, archivierte oder gelöschte Mitarbeiter werden nicht wieder aufgenommen. Fehlgeschlagene Terminierungen bleiben mit Hinweis sichtbar und müssen geprüft werden.
• Vor und nach einer angewendeten Stellenplanänderung werden unveränderliche Gesamt-Snapshots gespeichert. Historische Stände können gefiltert und gedruckt werden. Ein vergangenes Wirksamkeitsdatum dokumentiert eine sofortige Änderung; bestehende Snapshots werden nicht überschrieben.
• Die Druckfunktion gibt die gefilterte, farbig gruppierte Mitarbeiterübersicht im A4-Querformat aus.

Für: Admin, berechtigte Rollen für sensible Abwesenheiten

• Zeitraum, Standort und Mitarbeiter können gefiltert werden.
• Kranktage gesamt werden nach mit und ohne AU-Bescheinigung getrennt dargestellt.
• Dienstbezogene Ausfälle zeigen, an welchen Krankheitstagen ein Dienst geplant war und wie viele Stunden dadurch ausfallen.
• Die Dienstausfallquote berechnet sich aus Dienstausfällen durch Krankheit im Verhältnis zu geplanten Diensten.
• Die Quoten werden gesamt sowie getrennt nach mit und ohne AU-Bescheinigung ausgewiesen.
• Krankheitstage ab "Aus der Lohnfortzahlung" erscheinen nicht in den Statistiken, nicht in Kranktagen, nicht in geplanten Diensten und nicht in Ausfallquoten.
• Gefilterte Mitarbeitende und Mitarbeiterzusammenfassungen zeigen Kranktage, Dienstausfälle, geplante Dienste, Dienstausfallquote und Ausfallstunden.
• Der Bereich ist gesperrt, wenn die Rolle keine sensiblen Abwesenheitsdaten sehen darf.
• Drucken erzeugt eine reduzierte Berichtsdarstellung.

Für: System-Admin, Unternehmens-Admin

• Backups können als Datei heruntergeladen oder auf dem Webspace abgelegt werden.
• Automatische Tagesbackups können aktiviert und konfiguriert werden.
• Automatische Backups laufen über einen täglichen Wartungsjob beim Hoster: "php /pfad/zum/webroot/maintenance.php daily". Der Betriebsstatus unter Import / Export zeigt ausgebliebene Läufe und Fehler.
• Import/Export zeigt das Datum der letzten erfolgreichen automatischen Sicherung sowie Fehler oder veraltete Sicherungen an. Den tatsächlichen Hoster-Cron und seine Fehlermeldungen regelmäßig kontrollieren.
• Backups enthalten auch die Standortwechselhistorie, Belehrungstermine, Teilnahmen, Online-Nachweise und -Zuweisungen sowie Stellenplan-Terminierungen. Die Datenbanktabellen werden aus einem gemeinsamen konsistenten Lesestand gesichert.
• Neue Backups müssen verschlüsselt sein; unverschlüsselte Backups werden nicht importiert.
• Restore ersetzt den Datenbestand kontrolliert und dokumentiert den Vorgang im Auditlog.
• Unter "Altes Backup prüfen und übernehmen" werden verschlüsselte ältere Backups zunächst für eine Stunde als geschützte Vorschau eingebunden. Neue Felder erhalten die aktuellen Standardwerte; im alten Format noch nicht vorhandene Bereiche werden sichtbar ergänzt. Unvollständige oder unbekannte Strukturen werden abgewiesen.
• Zum Öffnen eines alten verschlüsselten Backups muss der dazu passende Backup-Schlüssel auf dem Server hinterlegt sein. Der Schlüssel wird nicht aus der Backupdatei ermittelt.
• Nach der Prüfung können Fachdaten, Kalender, Einstellungen, Benutzerkonten und Protokoll ausgewählt werden. Ausgewählte Bereiche werden vollständig ersetzt; nicht ausgewählte Bereiche bleiben erhalten. Vor der Übernahme entsteht automatisch ein verschlüsseltes Serverbackup. Die Vorschau kann jederzeit entfernt werden.
• Ein Restore entwertet vorhandene Anmeldesitzungen und gemerkte 2FA-Browser. Auch ein Passwortwechsel oder Passwortreset entwertet bisherige Sitzungen und gemerkte Browser; beim eigenen Passwortwechsel bleibt nur die neu gesicherte aktuelle Sitzung erhalten.
• Serverbackups werden mit Aufbewahrungsgrenze verwaltet.
• Unternehmens-Benutzerkonten sind Teil des Backup-Payloads. Zugangsdaten von System-Admins, Support-Tickets und lokale Server-Secrets bleiben außerhalb des Web-Backups. Vorhandene System-Admin-Konten und Tickets bleiben beim Restore erhalten.
• Chatnachrichten werden bewusst nicht in Web-Backups übernommen.
• Die Schichtfolge-Werkbank ist durch die Mitarbeiterdaten im Backup enthalten.

Für: System-Admin, Unternehmens-Admin innerhalb seiner Befugnisse

• Neue Benutzer erhalten Benutzername, Rolle und Passwort; die Personalnummer beziehungsweise Mitarbeiterverknüpfung ist optional und kann später ergänzt werden.
• Unternehmens-Admins verwalten die Installation, können jedoch keine Ticketinhalte lesen und keine System-Admin-Konten verwalten. Nur System-Admins dürfen die Rolle System-Admin vergeben und diese Konten zurücksetzen.
• Standortzugriff begrenzt Daten und Planungssicht für Leitung/Dienstplanung.
• Mitarbeiterverknüpfung macht Eigenansichten in Dienstplanung und Abwesenheiten möglich; ohne Verknüpfung bleibt das Konto dennoch nutzbar.
• 2FA ist für alle Benutzer verpflichtend; Admins können die Neueinrichtung freigeben oder gemerkte Browser zurücksetzen.
• Kürzel werden für Anzeige und Auditkontext verwendet.
• Farbsets können je Konto geteilt oder individuell geführt werden.
• Menüsperren blenden einzelne Arbeitsbereiche für Planer aus.
• Passwort-Reset setzt ein neues Startpasswort und kann Passwortwechsel erzwingen.

Für: Admin, Leitung / Dienstplaner; Anmeldung für alle Rollen

• Administratoren finden das Zugangsblatt unter Benutzer, Konto bearbeiten, Zugangsblatt mit QR-Code. System-Admin-Konten können ausschließlich durch System-Admins zurückgesetzt werden. Leitung und Dienstplaner öffnen den Menüpunkt Zugangsblätter.
• Vor dem Erstellen muss die Checkbox zum Setzen des neuen vorläufigen Passworts bestätigt werden. Das bisherige Passwort wird ersetzt, vorhandene Anmeldesitzungen und gemerkte Browser werden ungültig.
• Der QR-Code öffnet die Anmeldeseite mit eingetragenem Benutzernamen. Das Passwort steht auf dem Blatt und ist nicht im QR-Code enthalten. Der Code wird lokal ohne externen QR-Dienst erzeugt.
• Das Blatt wird unmittelbar nach dem Erstellen angezeigt und kann über Zugangsblatt drucken auf Papier oder als PDF gesichert werden. Es wird nicht zum späteren Abruf gespeichert. Ein erneutes Erstellen setzt erneut ein neues Passwort.
• Das vorläufige Passwort muss nach der ersten Anmeldung geändert werden. Die verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung bleibt erhalten; bei noch nicht eingerichteter 2FA folgt die Einrichtung.
• Gesperrte Konten bleiben gesperrt. Ein Admin muss sie vor dem Erstellen entsperren. Leitung und Dienstplaner dürfen keine fremden Leitungs-, MAV- oder Administratorkonten zurücksetzen und erhalten keine vollständige Benutzerverwaltung.
• Das Blatt persönlich übergeben und vertraulich behandeln. Die gedruckte Webadresse muss für den Empfänger erreichbar sein; eine lokale MAMP-Adresse ist außerhalb des eigenen Rechners in der Regel nicht erreichbar.

Für: Alle Rollen

• Passwörter müssen der angezeigten Passwortregel entsprechen.
• Die App kann ein starkes Passwort vorschlagen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt TOTP-kompatible Authenticator-Apps wie 2FAS.
• Beim Setup wird ein QR-Code angezeigt; danach muss ein 6-stelliger Code bestätigt werden.
• Recovery-Codes werden nur einmal angezeigt und müssen sicher abgelegt werden.
• Beim Login kann ein Browser für eine begrenzte Zeit gemerkt werden, sofern die Option angeboten wird.
• 2FA kann nicht deaktiviert werden; neue Recovery-Codes können nach Bestätigung erstellt werden.

Für: Admin

• Login, fehlgeschlagene Anmeldungen, Rollen, Benutzer, Planung, Abwesenheiten, Kalender, Backup und Restore werden protokolliert.
• Filter für Nutzer, Bereich und Zeitraum reduzieren die Ansicht.
• Detaildialoge zeigen geänderte Felder, alte und neue Werte sowie Zeitkontext.
• Gleichartige Sammeländerungen können kompakt gruppiert sein.
• Chat-Inhalte werden nicht in das Auditlog geschrieben.
• Das Protokoll ist für Admins gedacht und unterstützt Datenschutz- und Incident-Prüfungen.

Für: Alle Rollen, sofern Chat aktiviert ist

• Der Chat ist unten rechts erreichbar, wenn er in der Konfiguration aktiviert ist.
• Empfänger können einzelne Benutzer oder der Gruppenchat sein.
• Ungelesene Nachrichten werden am Chat-Button angezeigt.
• Nachrichtentexte werden serverseitig gespeichert und mit AES-256-GCM im Ruhezustand verschlüsselt; bei Fehlerstatus speichert die App keine neue Chatnachricht.
• Chatnachrichten werden nicht in Web-Backups und nicht in das Auditlog übernommen.
• Alte Nachrichten werden nach der konfigurierten Frist bereinigt.

Für: Alle Rollen

• Das Handbuch ist im Hauptmenü als eigene Kachel verfügbar.
• Die Suche durchsucht Titel, Zusammenfassung, Schlagwörter, Unterfunktionen und typische Abläufe.
• Umlaute und ähnliche Schreibweisen werden tolerant behandelt: "Menue" und "Menu" finden auch "Menü". Verwandte Begriffe wie "Datensicherung" und "Backup" sowie kleinere Tippfehler werden berücksichtigt.
• Schlagwörter öffnen direkt eine passende Suche.
• Treffer sind nach Relevanz sortiert und zeigen die passenden Unterkapitel. Gefundene Wörter werden hervorgehoben. Die Suche funktioniert beim Tippen und auch über den Button "Suchen".

Für: Alle Rollen je Berechtigung

• Suchfelder filtern nach Namen, Personalnummern, Codes oder Schlagworten im jeweiligen Bereich.
• Standortfilter begrenzen Listen und Kalender auf relevante Daten.
• Zurücksetzen entfernt aktive Filter.
• Farben für Schichten und Abwesenheiten verbessern Lesbarkeit in Dienstplan und Jahresübersicht.
• Druckbuttons verwenden spezielle Druckstile, damit Navigation und Bedienfelder ausgeblendet werden.
• In der Dienstplanung speichern viele Eingaben automatisch; trotzdem immer den Speicherstatus beachten.

Für: Admin, Datenschutz, Leitung

• Personenbezogene Daten werden zweckbezogen für Planung, Abwesenheiten, Auswertung und Administration verarbeitet.
• Nach dem Austritt können Admins nicht mehr benötigte Stammdaten löschen und den Datensatz für aktuelle Nutzung sperren. Historische Dienstpläne bleiben dabei als unveränderte Nachweise erhalten.
• Die Anwendung entscheidet keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Rechtsgrundlage, Frist, regelmäßige Löschprüfung und der Umgang mit vorhandenen Backups müssen vom Verantwortlichen dokumentiert werden.
• Rollen und Standortrechte begrenzen die Sicht auf Mitarbeiter- und Gesundheitsdaten.
• Formulare verwenden CSRF-Token; Ausgaben werden HTML-escaped.
• Sicherheitsheader, Session-Cookies und automatische Abmeldung reduzieren typische Webrisiken.
• Passwörter und Recovery-Codes werden gehasht gespeichert.
• Import/Export zeigt den verbindlichen Live-Status: Chatnachrichten und 2FA-Secrets stehen dort auf "Aktiv · aes-256-gcm" oder auf Fehlerstatus.
• Web-Backups zeigen in Import/Export die konkrete Live-Methode: "sodium-secretbox" oder "aes-256-gcm"; bei Fehlerstatus sind neue Backups gesperrt.
• Produktivbetrieb muss über HTTPS/TLS laufen; lokale MAMP-Tests ersetzen keine TLS-Prüfung.
• Server-Secrets gehören in storage/config.local.php auf dem Server und nicht in Git oder Uploadpakete.

Für: Alle Rollen je Berechtigung

• Das Hauptmenü zeigt die für das Konto freigegebenen Arbeitsbereiche. Sichtbare Kacheln können sortiert und auf den Standard zurückgesetzt werden.
• Offene Aufgaben bündeln Urlaubsanträge, offene Online-Belehrungen und genehmigungsbereite Dienstpläne innerhalb der eigenen Zuständigkeit.
• Eine einheitliche Symbolleiste mit Tooltips bietet direkten Zugang zu den freigegebenen Bereichen, Konto und Abmeldung.
• Der Sitzungstimer zeigt die verbleibende Zeit bis zur automatischen Abmeldung bei Inaktivität.
• Update-Hinweise erscheinen auf dem Dashboard und können nach dem Lesen bestätigt werden. Ein Update-Archiv hält Hinweise zugänglich.
• Die Featureliste mit Rollenmatrix zeigt den Funktionsumfang und die Grundrechte; die eigene Rolle wird markiert.

Für: Admin, IT-Betrieb

• Die Ersteinrichtung führt bei einem leeren System durch die erste Benutzeranlage.
• Der Betriebsstatus zeigt Datenbankversion, Wartung, automatische Backups, Verschlüsselung und fehlgeschlagene Stellenplan-Terminierungen.
• Serverkonfiguration und Schlüssel werden getrennt von den Anwendungsdateien verwaltet.
• Für den Produktivbetrieb ist HTTPS erforderlich.
• Terminierte Stellenplanänderungen werden am Wirksamkeitstag beim nächsten Seitenaufruf angewendet; eine geplante Wartungsausführung kann sie auch ohne Seitenaufruf anstoßen.

Für: Einreichen: alle Rollen. Lesen und Bearbeiten: ausschließlich System-Admin.

• Alle angemeldeten Benutzer können über den Tickets-Button unter dem Benutzernamen ein neues Ticket mit Art, Bereich, Betreff und Beschreibung einreichen. Optional können bis zu drei Screenshots als PNG, JPG oder WebP angehängt werden: je höchstens 2 MB, zusammen höchstens 5 MB. Benutzername, Rolle und Buildnummer werden mitgespeichert.
• Nach erfolgreichem Absenden erscheint eine Ticketnummer. Unternehmens-Admins und andere Benutzer erhalten keine Übersicht und keinen Zugriff auf eingereichte Ticketinhalte, auch nicht auf die eigenen Nachrichten.
• Nur System-Admins sehen die Ticketübersicht, filtern nach Status und Art und öffnen die Details. Status: Neu, In Bearbeitung, Geplant, Erledigt oder Abgelehnt.
• Interne Bearbeitungsnotizen bleiben ausschließlich für System-Admins sichtbar. Über Antwort an den Einreicher können System-Admins zusätzlich eine persönliche Antwort speichern. Sie bleibt im Ticketverlauf und wird dem Einreicher beim nächsten Login oder während einer laufenden Sitzung im Chat unter Ticketsupport zugestellt. Antworten werden genau einmal zugestellt und bleiben bei An- und Abmeldungen erhalten; danach gilt die konfigurierte Chat-Aufbewahrungsfrist. Es gibt keine automatische E-Mail.
• Tickettexte, Screenshots, interne Notizen und Antworten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Screenshots können ausschließlich System-Admins öffnen. Ticketdaten erscheinen weder im allgemeinen Protokoll noch in Web-Backups. Vollständige Hoster-Sicherungen müssen die Datenbank und die serverseitigen Schlüssel einschließen.
• Doppelklicks erzeugen keine doppelten Tickets. Pro Benutzer sind zehn neue Tickets je Stunde möglich. Parallele Bearbeitungen desselben Tickets werden auf Konflikte geprüft.
• Keine Passwörter und keine unnötigen Personen- oder Gesundheitsdaten in ein Ticket schreiben. Bei Fehlern Ablauf, erwartetes Ergebnis und tatsächliches Verhalten beschreiben.

Für: System-Admin und Unternehmens-Admin

• Der System-Admin verfügt über Administrationsrechte und exklusiven Zugriff auf Ticketübersicht, Ticketinhalte, Screenshots, interne Notizen und Antworten.
• Unternehmens-Admins verwalten ihre Installation und die Unternehmensrollen. Sie können weder Ticketinhalte lesen noch System-Admin-Konten verwalten oder zurücksetzen.
• Nur System-Admins dürfen die Rolle System-Admin vergeben und diese Konten zurücksetzen.
• Alle Rollen können Fehlermeldungen und Verbesserungswünsche einreichen. Die persönliche Antwort wird im Chat unter Ticketsupport zugestellt; eine Ticketübersicht ist für Einreicher nicht vorgesehen.
• System-Admin-Zugangsdaten und Support-Tickets sind nicht Bestandteil der Web-Backups. Bei einer Wiederherstellung bleiben bestehende System-Admin-Konten und Tickets erhalten.